Implantation géographique : 23 place de Catalogne, 75014 Paris    
Type de recrutement : contrat à durée déterminée ouvert aux contractuels uniquement du 15 juillet au 4 novembre 2024    
Conditions d'exercice :Poste à temps complet. Horaire de travail du lundi au vendredi, 35h    
Candidature souhaitée jusqu'au : 4 juillet 2024

Environnement de l'emploi

Au sein de la direction du développement et de l’accompagnement du réseau (DDAR), la sous-direction de l’aide à la scolarité,  est responsable de la gestion du dispositif de bourses scolaires au bénéfice des enfants français résidant avec leur famille à l’étranger. Elle élabore la réglementation applicable au domaine. Elle instruit les propositions d’attributions présentées par les conseils consulaires des bourses scolaires, les soumet à l’avis de la commission nationale (instance dont elle assure l’organisation et le secrétariat) et notifie les décisions définitives prises par l’AEFE. Elle assure le suivi budgétaire des dotations et la liquidation des subventions pour bourses scolaires versées aux établissements.

Description du poste

Au sein de la sous-direction de l’aide à la scolarité (SDAS), la personne recrutée traitera l’ensemble des dossiers de demandes de bourses de la zone géographique dont elle aura la charge. Durant ce remplacement, elle assurera au quotidien une assistance réglementaire et technique aux postes diplomatiques et consulaires en charge de la gestion locale du dossier. Elle sera aidée dans cette tâche par les gestionnaires présents ainsi que par sa hiérarchie. 

Les missions habituellement dévolues à un gestionnaire sont les suivantes :

• instruction et contrôles des propositions des conseils consulaires ;
• mise à jour de la base de données centrale (application informatique SCOLA) ;
• assistance réglementaire et technique (application informatique locale) auprès des postes consulaires ;
• préparation des dossiers ;
• liquidation et suivi des subventions pour bourses scolaires aux établissements ;
• rédaction de courriers administratifs ;
• classement et archivage des dossiers dématérialisés ;
• relations avec les différentes parties prenantes du dispositif (établissements, familles, élus de l’étranger, etc.) ;
• goût pour les affaires sociales.
   

Profil attendu

Compétences et qualités requises :

• respect et application de la réglementation propre au domaine d’activité
• sens de l’organisation et rigueur dans le suivi des dossiers
• bonnes qualités rédactionnelles
• connaissance de l’environnement bureautique et maîtrise des logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur, messagerie, etc.)
• pratique des applications de gestion
• notions budgétaires et comptables
• aptitude à restituer à l’oral comme à l’écrit de manière synthétique
• gestion des relations avec des intervenants internes ou externes (publics ou privés)
• sens de l’écoute
• discrétion et respect de la confidentialité
• capacité à travailler en équipe

Modalités de candidatures

Les dossiers de candidature constitués d’un curriculum vitae et d’une lettre de motivation doivent être adressés jusqu’au 4 juillet 2024 à Madame la Secrétaire générale de l’AEFE, à l’adresse générique dédiée au recrutement pour le siège de l'AEFE :
recrutementsiege.aefe@diplomatie.gouv.fr

Implantation géographique : 23 place de Catalogne, 75014 Paris    
Poste à pourvoir au : 1er juillet 2024    
Type de recrutement : poste ouvert aux fonctionnaires civils de l’État, des collectivités territoriales ou des établissements publics qui en dépendent de catégorie C ou aux contractuels. Recrutement par voie statutaire de détachement sur contrat (trois ans) pour les fonctionnaires ; à qualité de dossier égale, les candidatures des fonctionnaires seront privilégiées.  
Rémunération : Rémunération brute annuelle comprise entre 28 092 et 39 264 € selon profil et expérience. La rémunération est fixée par l’Agence en fonction de l’indice majoré (IM) de la personne fonctionnaire. Pour les contractuels, elle est fixée en fonction des expériences passées dans des postes similaires.    
Candidature souhaitée jusqu'au : 20 juin 2024

Description du poste et environnement de l'emploi

L’assistant ou l’assistante sera placé à 50 % auprès de la secrétaire générale adjointe en charge des relations extérieures et à 50 % auprès la conseillère aux relations institutionnelles et référente égalité. Elle ou il partagera un bureau avec la conseillère à proximité du bureau de la secrétaire générale adjointe.

La secrétaire générale adjointe en charge des relations extérieures prépare les déplacements, les discours et les dossiers pour les missions de la directrice générale de l’AFEE, ainsi que ses réunions et ses entretiens, en lien avec toutes les directions concernées, et supervise le secrétariat de direction. En soutien de la direction générale et de la secrétaire générale, elle répond aux sollicitations institutionnelles (rapports, audits…) et aux demandes des organismes extérieurs. Elle participe à la cellule de crise de l’AEFE, pilotée par le directeur général adjoint. Elle est l’interlocutrice pour les anciens élèves du réseau.

La conseillère aux relations institutionnelles et référente égalité, au sein du service des relations extérieures constitué des trois conseillères (communication et presse, sécurité, relations institutionnelles) et de leurs équipes, participe, sur demande de la direction, à l’étude, l’analyse et la gestion des dossiers qu’elle traite et participe, en tant que de besoin, aux réunions ou groupes de travail organisés en interne ou par certains partenaires extérieurs de l’AEFE. Elle peut être amenée à représenter la direction à l’extérieur (entretiens, réunions, manifestations). Elle est responsable de l’organisation des rencontres officielles ou informelles de la directrice générale avec les parlementaires et les élus de manière générale. Elle élabore les réponses apportées, tout au long de l’année, aux questions parlementaires, notamment budgétaires, en lien avec l’ensemble des services de l’Agence. Elle est chargée de la stratégie de communication à destination des élus et particulièrement ceux représentant les Français de l’étranger. Elle est également la référente Égalité au sein de l’Agence et du réseau.

Activités principales :

1. Auprès de la secrétaire générale adjointe en charge des relations extérieures :

• Spécifiques : appui administratif et logistique à la préparation des dossiers de mission de la directrice générale (intranet ORION etc.) ;
• Générales : appui.

2. Auprès de la conseillère aux relations institutionnelles et référente égalité :

• Appui administratif et logistique ;
• Tenir un tableau de suivi des courriers officiels (parlement, ministères, Assemblée des Français de l’étranger) et des demandes (notamment les questions officielles) ;
• Mise à jour du bilan annuel des questions officielles ;
• Suivi des rendez-vous de la directrice générale avec les élus et aide à la préparation des dossiers suivis par la conseillère ;
• Tenue à jour des coordonnées des élus.

Profil attendu

Savoir-faire :

• Logiciels de bureautique

• Veille sur Internet

• Bon sens de l’organisation

Savoir-être :

• Respect de la confidentialité

• Rigueur, précision et organisation

• Capacité à travailler en équipe

• Souplesse

Connaissances :

La connaissance des institutions serait un réel avantage et des connaissances sur l’enseignement français à l’étranger appréciées.

Modalités de candidatures

Les dossiers de candidature constitués d’un curriculum vitae et d’une lettre de motivation doivent être adressés jusqu’au 4 juillet 2024 à Madame la Secrétaire générale de l’AEFE, à l’adresse générique dédiée au recrutement pour le siège de l'AEFE :
recrutementsiege.aefe@diplomatie.gouv.fr